Бережливый офис: как уменьшить потери и улучшить работоспособность

Каждый руководитель мечтает, чтобы сотрудники использовали рабочее время целенаправленно и бережно. Как известно, время — деньги. Сэкономить их помогает система бережливого производства (офиса). Такая система используется на многих производственных предприятиях. Инструменты по внедрению бережливого производства в офисах применяют по такому же алгоритму, но с некоторой спецификой.

Как внедрить систему бережливого офиса в три этапа

1. Идеей бережливого офиса нужно заинтересовать всех сотрудников компании. Две распространённые ошибки:

• нововведение насаждается руководством принудительно;
• инициативная группа подает предложение, а руководство заинтересовано в изменениях лишь формально.

1. Из-за них благие намерения терпят фиаско. Система бережливого офиса будет жизнеспособной при общей заинтересованности, совместном обсуждении всех проблем и определении первоочередных целей.
2. На втором этапе вводятся инструменты lean. Они предполагают научный подход к созданию улучшений, устранению потерь, сокращению времени выполнения, повышению производительности и улучшению денежного потока.
3. Сущность третьего этапа заключается в непрерывном совершенствовании организации.

Персонал необходимо поощрять за шаги и инициативы в пользу бережливого офиса.

Будьте готовы к тому, что те сотрудники, которые быстро адаптируются к переменам, нововведение примут сразу. Однако будут и такие, которые станут сопротивляться всему новому, цепляясь за старые принципы. Проявите терпение — преимущества новой концепции обязательно оценят по достоинству, если каждый день делать небольшие, но неторопливые шаги.

С чего начать: основные принципы бережливого офиса

1. Наведите порядок в офисе и на рабочем месте. Это обеспечит быстрый доступ к нужным канцелярским предметам, архивным папкам и документам. Используйте маркеры, разделители и цветные наклейки для обозначения документов. Например, папку с кадрами обозначьте желтым, папку с договорами – зеленым и т.д. Запишите обозначение каждого цвета и сохраните документ на Google-диске.
2. Сократите запасы. Оставьте на рабочем месте только самое необходимое. Избавляйтесь от ненужных канцтоваров, устаревшей и сломанной техники, лишних файлов.
3. Избавляйтесь от потерь. Передвижения по офису сотрудников, перенос документов нужно свести к минимуму.
4. Сокращайте время ожидания. Время, которое вы тратите на ожидание звонка или визита клиента можно потратить на выполнение рабочих задач.
5. Старайтесь с первого раза всё делать правильно. Помните, что исправление ошибок и опечаток в документах отнимает время.
6. Создайте поток работы. Каждый сотрудник должен знать и качественно выполнять свои обязанности.

7. Постоянно совершенствуйтесь. Постоянно анализируйте и улучшайте рабочие процессы.

Какие инструменты бережливого офиса можно применить

В сфере услуг, как и на производстве, существуют потери. Проявляются они в виде нецелесообразного использования рабочего времени, выполнения работы без которой можно обойтись, лишних перемещениях и излишних запасах, ожиданиях, браке. Чтобы избавиться от таких потерь, нужно вооружиться основными инструментами бережливого офиса.

Система 5S

Этот инструмент рациональности рабочего места. Порядок на рабочем месте и в офисе — это всегда быстрый доступ к нужным канцелярским предметам, архивным папкам, документам и пр. Также стоит своевременно избавляться от сломанной или устаревшей техники, ненужных канцтоваров, старых версий документов, лишних файлов в системе.

Расчёт времени такта

Определяет оперативность, которая необходима персоналу, чтобы работать в одном темпе с потребителями. Рассчитывают показатель индивидуально, по специальной формуле. Учитывать можно время для подачи коммерческого предложения, время для составления счёта и т.д.

Питч

Определяет количество времени такта на выполнение допустимого объема работ. К примеру, питч при объеме работы 30 листов и такте 8 минут будет равняться 240 минутам.

Стандартизация рабочего места

Максимальное удобство, организованное для каждого сотрудника, является важным условием для деятельности.

Выравнивание рабочей нагрузки

Действие инструмента, направленное на выравнивание рабочей нагрузки, позволяет перераспределить загруженность между работниками компании.

Карта потока создания ценностей

Инструмент представляет условные данные по проведенному анализу потерь и планированию изменений, а также по обучению нового персонала и нейтрализации конфликтных ситуаций.

Короткие организационные совещания

Бережливый офис требует проведения коротких организационных совещаний. На планерках концентрируются на предстоящих делах, признают достижения и результаты сотрудников.

Система документооборота

Исходя их специфики деятельности предприятия, определяется форма и система документооборота, формируется путь движения документов внутри организации с обязательным ознакомлением всего персонала.

Канбан

Это система карточек, которая позволяет выполнять задачи точно в срок. Задачи делятся на те, которые нужно сделать, задачи в работе и выполненные задания. Отличительная черта этой системы — борьба с многозадачностью. При выполнении нескольких дел страдает качество, теряются впустую силы и энергия. Канбан позволяет разрешить проблему многозадачности и научиться концентрироваться на выполнении одного конкретного дела.

Если персонал сопротивляется

Никого не нужно увольнять, даже если люди не слушаются и не хотят меняться. Постепенно вовлекайте и мотивируйте сотрудников. Нужно показать, что раньше они каждый день ругались, согласовывая каждую бумажку, и получали нагоняй от шефа, а теперь работают по понятным правилам и без негатива.

Нужно постепенно погружать людей в культуру бережливости. При приеме на работу, выстраивании карьерных лифтов, формировании кадрового резерва, назначении на должность и повышении заработной платы — везде нужно оценивать личный вклад в культуру бережливого производства. За реализованные предложения можно выплачивать символическую премию, награждать грамотами, размещать фотографии «героев» на доске почета, компенсировать обеды.

Апогеем внедрения бережливого производства в офисе можно считать работающую систему подачи предложений по улучшению. Это означает, что далее офисные процессы прогрессируют не за счет разовых мер, инициированных сверху, а за счет улучшений, которые предлагают сами сотрудники.