Старательность и аккуратность японцев вызывают восхищение всего мира. В Стране восходящего солнца не принято менять места работы как перчатки, ища лучшую участь. Даже если ты самый последний сотрудник в корпоративной иерархии, у тебя есть все условия для того, чтобы достичь совершенства в профессии. Главное – правильный подход. И таковой носит название кайдзен. Этот метод охотно изучают в разных странах и применяют в управлении.
Кайдзен — что это значит?
Кайдзен – это японская философия и, одновременно, практика, нацеленная на постоянное совершенствование производственных процессов, оптимизацию управления, улучшение всех сторон жизни работника. Применяется она для гармоничной организации производства и налаживания коммуникаций в компании, что должно привести к коммерческому успеху. Кайдзен пригодится не только в бизнесе или государственном управлении, но и в быту.Данная практика, доказавшая свою эффективность в Японии, базируется на нескольких важных принципах, которые призваны обеспечить успех компании. Приверженцы данной философии судят об интеллектуальных способностях (от которых во многом зависит эффективность труда) по состоянию рабочего места человека. Методика кайдзен складывается из пяти основных правил грамотной организации рабочего пространства и распределения времени – 5S.
- Seiri (аккуратность): отсутствие в рабочем пространстве посторонних деталей, процессов и т. п.
- Seiton (порядок): определенный способ раскладывания необходимых инструментов, которому нужно строго следовать (изменить его можно только тогда, когда этого требует оптимизация).
- Seiso (чистота): постоянное поддержание гигиены на рабочем месте.
- Seiketsu (стандартизация): пространство, где люди трудятся, и сам процесс производства организуются в соответствии с четким регламентом.
- Shitsuke (дисциплина): соблюдение внутренних правил компании обязательно для всего персонала без исключения.
История появления системы кайдзен
Концепцию кайдзен подарил миру Масааки Имаи, японский эксперт в области кадрового консалтинга, написавший в 1986 г. книгу под названием «Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний», которая была издана в Англии. Вскоре, в 1997 г., за ней последовала вторая книга: «Гемба кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества». В ней акцент делался на производственных аспектах бизнеса («гемба» – это место, где они осуществляются, будь то цех, лаборатория или офис).За плечами Имаи – многолетний опыт в сфере рекрутинга и подбора кадров. Он основал собственную рекрутинговую фирму, а позже – консалтинговую компанию KAIZEN Institute Consulting Group, в которой обучают по разработанной им системе и консультируют фирмы, внедрившие знаменитую методику.
Философия кайдзен гласит, что фирм, в которых нет никаких проблем, не существует, поэтому проблемы должны быть признаны, а управление персоналом следует построить так, чтобы люди стремились избегать ошибок, а не скрывать их, опасаясь штрафов.
На каких принципах базируется кайдзен?
- Сортировка. Подумайте, что мешает вам продуктивно работать. Наберется целый список. Каждый сотрудник, согласно кайдзен, должен выполнять только свою функцию. Какие-то задачи можно делегировать, автоматизировать или сократить (к примеру, разбор почты и бумаг). Но в некоторых компаниях поощряется совмещение обязанностей и «специалисты-многостаночники» (менеджеры по продажам, сами составляющие договор, рассчитывающие цену заказа и выставляющие счет вместо бухгалтера).
- Принято думать: если хочешь хорошего результата, сделай всё сам. Но зачастую это далеко от истины. Серьезные перемены начинаются с малых шагов и простых усовершенствований. Подумайте, как можно улучшить ваш рабочий процесс.
- График и приоритеты. Когда рабочий процесс уже очищен от всего лишнего, пора его оптимизировать и выстроить более разумно, в соответствии с приоритетами задач. Для этого можно использовать рабочий дневник. В нём нужно отмечать все выполненные задачи (дату, время окончания и начала, важность) хотя бы в течение первых недель. Вполне вероятно, что основную массу времени у вас отнимают рутинные занятия. При этом важные дела приходится выполнять в спешке в последний момент. Распланируйте свой день так, чтобы время пиковой продуктивности доставалось наиболее приоритетным задачам.
- Наведение чистоты. Когда трудовой день окончен, нужно навести порядок в рабочем пространстве. Если всё разложено по местам, поиск вещей, инструментов и документов не доставляет проблем. Убирать следует не только вокруг себя, но и в собственной голове: пробежать глазами список дел, отметить в дневнике всё выполненное, подвести итоги дня – и выбросить их из головы, выйдя за порог цеха или кабинета. Завтра утром вам потребуется ясное сознание, чтобы вновь впрячься в рабочие процессы.
- Систематизация. Когда вы сбросили все лишние задачи, упорядочили трудовой процесс и навели чистоту, можно сформировать определенную систему работы и затем неукоснительно ей следовать каждый день. Тогда кайдзен даст эффект.
- Практика. Выполнение первых четырех пунктов – это формирование нового стиля своего труда. Мало его придумать и выработать, нужно его ещё соблюдать, чтобы не скатываться обратно в хаос, авралы и низкую продуктивность.
Наблюдайте за тем, как вы делаете ежедневные дела, анализируйте этот процесс, экспериментируйте, чтобы улучшить свои методы. Технология кайдзен – это не разовый трудовой подвиг, а неуклонное планомерное совершенствование.
Кайдзен в производстве
История кайдзен началась после Второй мировой войны, когда «Toyota» впервые внедрила цикл качества в производственный процесс. На это частично повлияли гуру американского бизнеса и менеджмента, которые тогда консультировали и работали в Японии. В то время страна восходящего солнца переживала нелегкие времена, ее товары считались низкосортными и не были востребованными. Но через несколько десятилетий ситуация изменилась кардинально. И многие считают, что причина именно во внедрении кайдзен.
Главная суть подхода — постоянное совершенствование процесса производства. Принципы кайдзен:
Улучшать каждый процесс постепенно
Бизнес состоит из разных процессов: производство, бухгалтерия, сервис, отношения с поставщиками. Если не уделять каким-то сферам должного внимания оптимального производственного цикла вы не достигнете, так как постоянно будете сталкиваться с проблемами, издержками и убытками в разных областях своего дела. В бизнесе нет мелочей, поэтому улучшать необходимо все.
Для того чтобы улучшить процесс, для начала нужно понять из скольких этапов он состоит. Затем необходимо проанализировать каждый из них и выявить те, которые можно убрать.
Например, вы анализируете один процесс, который состоит из трех этапов:
- Этап А длится 5 минут.
- Этап Б длится 8 минут.
- Этап В длится 10 минут.
В сумме это дает 23 минуты. Можно ли что-то объединить или от чего-то избавиться? Помните, что производство стоит денег, а лишняя минута на вес золота.
Если говорить о производстве, то в нем не должно быть ничего лишнего. Рабочие не должны простаивать без дела (но это не значит, что им нужно давать любую работу, лишь бы не отдыхали), а товар должен сразу сбываться.
Открыто обсуждать проблемы
Бюрократические организации потому и неэффективны, что в них все скрывается, решения принимаются избранными, обсуждения нет, движение информации происходит с задержками, искажениями или не происходит вовсе.
Проблемы есть всегда, поэтому необходимо не скрывать их, а выносить на обсуждение. Улучшения невозможны без поиска решений.
Избавляться от лишних трат
Под тратами понимается:
- Движение: на заводе рабочие делают лишние движения, а материал находится слишком далеко.
- Время: каждый процесс на производстве требует времени. Тот, кто сможет его существенно сократить, получит преимущества.
- Дефекты: чем больше дефектов будет выявлено на ранних стадиях, тем больше времени и денег можно будет сэкономить.
- Перепроизводство: если вы произведете больше товаров, чем нужно, он будет лежать на складах, что приведет к дополнительным тратам.
Принимать идеи от сотрудников
Сотрудники — самая большая ценность. Генри Форд гордо писал о том, как простые рабочие почти каждый день придумывали усовершенствования, благодаря которым завод экономил десятки и даже сотни тысяч долларов. Конечно, при этом они знали, что будут вознаграждены.
Персонал должен быть заинтересован в том, чтобы придумывать улучшения. Но даже сегодня часто это не так. Работники приходят в офис или на завод утром и уходят вечером, эмоционально не вовлекаясь в дела компании, в которой работают.
Поэтому важно создать такую систему, при которой каждый сможет предложить улучшение, даже самое маленькое. При чем не просто предложить, но и получить возможность его реализовать и распространить по всей компании. И получить за это вознаграждение.
Исправлять то, что не работает
Очевидный принцип, которого придерживаются далеко не все. Если подумать, то вы сами наверняка знаете такие случаи, когда на производстве что-то не работает или работает не так, но никому нет до этого никакого дела. В результате время идет, компания учится жить с недостатками, но не устранять их.
Три основных правила, следующих из этого принципа:
- Если вы можете вести бизнес без сломанной вещи, выбросьте ее.
- Если не можете — почините.
- Если вещь может работать лучше — усовершенствуйте ее.
Лень и нежелание становиться лучше — качества людей, которым совсем скоро не будет места в бизнесе.
Быть экономным
Ошибочно полагать, что быть экономным значит экономить на зарплатах своих работников. Это самый неверный способ снизить издержки, который всячески отвергается в кайдзен. Достигается же экономия мелкими улучшения во всех сферах.
Только помните, что новые технологии не решают старые проблемы. Они заменяют их новыми, но еще неизвестными.
Фокусироваться на клиентах
Легко забыть о клиентах, когда так много работы и проблем. Но без фокуса на клиенте, повышения качества, снижения цены бизнес будет обречен.
Создавать рабочие команды
Каждый работник должен быть членом рабочей команды и кружка качества. Такой подход помогает создать ощущение принадлежности к чему-то большему. Но главное — у работников не будет возникать сомнений относительно того, нужно ли придерживаться высокого качества. Они будут воспринимать это по умолчанию.
Стандартизировать
Нужно создавать стандарты качества и придерживаться их. Решения возможных проблем должны быть описаны в специальном документе, чтобы к нему мог обратиться любой желающий. Так вы сможете закрепить достигнутый успех и всегда соответствовать своим стандартам.
Делать выводы, опираясь на факты
Анализируйте происходящее на основании фактов и достоверной информации.
Концепция кайдзен будет неполной, если не упомянуть о бережливом производстве. На самом деле, именно оно является основным, а кайдзен — лишь одна из составляющих частей.
Источник: https://4brain.ru/