Летопись бережливых побед

Международная выставка-форум «Россия»: от системы планирования до плечиков в гардеробе

Встречая за ужином поздний вечер четверга после работы с коллегами в Ростове-на-Дону, в ожидании долгожданной пятницы и встречи с семьей, приняли звонок от руководителя Александра Курникова с предложением (для нас приказом) поучаствовать в выстраивании процессов на выставке-форуме «Россия». Уже в пятницу вместе с напарником были на месте сразу после поезда.

До встречи с руководством ВДНХ приступили к диагностике текущего состояния процесса. Мокрый снег, вечер, тяжелый рюкзак с командировочными пожитками, в руках телефон с открытым блокнотом, идем 1 км по маршруту от центральных ворот до администрации, фиксируем проблематику. Сразу обращаем внимание на недостаточную навигацию, потому что найти отраслевой павильон «Атом», например, не удалось при помощи схем и мобильного приложения. Это подтверждает и случайная прохожая, которая подошла с просьбой помочь найти павильон «Роскосмоса».

В беседе с руководителем ВДНХ определяем направления совместных работ – первоочередная задача – выстраивание и стандартизация работы павильонов, расшивка узких мест во избежание длительных очередей и недопущению давки, начиная с павильона 75 «Россия», как наиболее крупного по числу стендов всех 89 регионов Российской Федерации. Затем стандартизация маршрутов по территории выставки, которая включает более 25 павильонов. Ключевое целевое направление - создание образца организации выставки с закреплением результатов в методике, для тиражирования опыта на любые подобные мероприятия России. Масштаб серьезный, дело новое, поле непаханое, до начала выставки-форума «Россия» 7 дней.

Павильон 75 «Россия».

Запросили планировки павильона, определили пропускную способность 11 рамок и 5 интроскопов (2 человека в минуту). Смотрим план-график экскурсий, правильность выбора пилота доказывает то, что все экскурсии организованных групп до 350 в день по 26 человек в каждой, идут как раз через 75 павильон. Раскладываем план-график по времени прибытия групп, видим, что запланировано одновременное прибытие групп в количестве начиная от 26 до 312 человек, соответственно последний прибывший в группе будет ожидать в очереди на улице до входа в павильон 14 минут, а с учетом прибытия 800 участников деловой программы, время ожидания возрастает до 50 минут, с учетом свободных посетителей более 1 часа. Вызываем планировщика, объясняем проблему, предлагаем решение выстроить все группы по времени такта с прибытием каждой через 2, 3 минуты (с учетом фактической записи на экскурсии через каждые 5, 6 минут) и время экскурсий в остальные павильоны выстраивать на основании 75-го. Это решение позволяет пройти через рамки каждой группе за 2 минуты, предотвратить пробку и минимизировать очередь на входе в павильон. Участников деловой программы запланировали пропускать через отдельный вход.

Идем дальше, на пути за рамками экскурсионная группа должна снять верхнюю одежду в гардеробе, который находится на (-1) этаже, ведут к нему 2 эскалатора. На планировке есть другой гардероб на 1 этаже сразу за рамками. Выходим на место в павильон, проходим рамки с интроскопом (для сумок), замеры подтверждают время прохода 25-40 секунд (на одного человека). Узнаем у работников павильона, что гардероб на 1400 человек предназначен для персонала, в количестве около 300 человек. Предлагаем размещать верхнюю одежду организованных групп на 1 этаже, а сотрудников и свободных посетителей на (-1) этаже, что сокращает время до входа в экскурсионный зал на 10 минут, включаем решение в план мероприятий.

Пытаемся найти конкретный стенд Ростовской области - регион, буквально ставший родным из-за большого количества проектов. Названия залов отсутствуют, схема на электронном табло перевернута вверх ногами, направление движения непонятно. С первого раза не попали, сделали петлю. Решение простое - определить и визуализировать напольными стрелками основной маршрут по каждому залу, с обходом всех стендов в одном направлении без пересечений и возвратов, визуализировать границы расстановки организованных групп, чтобы оставался свободный проход для остальных посетителей павильона.

Опять смотрим в план-график, обращаем внимание на длительность экскурсии – 6 вариантов времени от 20 минут до часа. На вход, выход и переодевание необходимо не менее 10 минут, следовательно, в трети всех вариантов экскурсий на осмотр экспозиции в наиболее крупном павильоне остается от 10 до 20 минут. За это время можно посетить и услышать рассказ гида максимум о двух регионах из 89. Проблему увидели, внесли в план мероприятий, решение – стандартизировать время на проведение экскурсий для повышения качества с учетом 3-х видов загрузки (высокая – 40 минут, средняя – 50 минут, низкая – 60 минут), с количеством остановок группы и рассказом гида по 6 минут.

После составления плана-графика, перешли к его исполнению, в том числе обучили более 270 гидов по новой программе, разработали и разослали наиболее популярные маршруты движения между павильонами и подробные схемы движения внутри наиболее критичных павильонов.

4 ноября, до открытия выставки еще час, но на эскалаторе метро уже плотно, большое количество людей равномерным потоком перемещается к арке центрального входа ВДНХ. Поставили задачу провести диагностику сразу по 4 направлениям: работа гостевого центра, с которого выходят организованные группы, павильон 75 и экскурсии. В каждом направлении участвовали наши коллеги в течение всего дня, выявляли и фиксировали проблемы, разрабатывали решения. Договорились по окончанию работ оформить все материалы в визуальные презентации в формате описание “было-будет”, ожидаемый цифровой результат для дальнейшей проработки и реализации решений, а также формирования методики.

Прожили этот день с достойным результатом, благодаря заблаговременной подготовке время ожидания в очереди на входе в павильон 75 составило максимум 30 минут при рекордном количестве 52 645 человек за один день. В будние дни ожидание посетителей на входе отсутствовало.

Совсем несложные изменения в процессе работы выставки, но такие важные и нужные. Еще одна победа в копилку ПСР.

Источник: Телеграм канал "Атомная ПСР: летопись бережливых побед"/Автор: Е.В. Дорофеев, М.С. Курицын.
Мы можем