Моя работа связана прежде всего с людьми, а, на мой взгляд, нет ничего сложнее, чем такая работа. Ведь каждый человек имеет свою точку зрения, свой менталитет, характер, мышление... Я уверен, что фундаментальную роль во взаимодействии людей и достижении общих результатов играет доверие. Несомненно, в нашей работе важны профессионализм, репутация, опыт и результативность, но без доверия хорошего результата добиться сложно. А в подтверждение этой мысли хотел бы поделиться одним случаем, который произошёл в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Ростовской области.
В 2022 году в рамках программы «Эффективный регион» мы с коллегами пришли в министерство на стартовую встречу по проектам для представления проектного подхода Росатома. Собралось порядка 25 человек разного ранга: от заместителя министра до рядовых специалистов. Несмотря на наш опыт проведения подобных встреч, я испытывал волнение, во-первых, из-за ответственности, так как любой проект для нас важен, а во-вторых, для меня это был первый опыт взаимодействия с госслужащими. Вместо привычных производственных техпроцессов тут нам предстояло столкнуться с нормативно-правовыми актами и федеральными законами. Но задача есть задача, и мы начали свой доклад. Сразу же после первой информационной части о целях нашего сотрудничества и роли Росатома в данном процессе кто-то из зала, не вставая с места, спросил: «А вы думаете, мы тут плохо работаем и не знаем, что делать? И вы нас будете учить уму-разуму? И вообще, что вы понимаете в нашей работе?» Тут же еще несколько человек поддержали данные высказывания. Поборов волнение, я ответил, что ваше министерство было выбрано для участия в программе «Эффективный регион» не потому, что вы плохо работаете и не знаете, что делать, а, наоборот, значимость вашей работы очень важна для региона, и руководство приняло решение улучшить внутренние процессы министерства для облегчения работы сотрудников. Разумеется, мы не будем вас учить работать, а поможем найти потери в процессах и вместе разработать улучшения. Меня поддержали мои коллеги и заместитель министра. Первая встреча прошла, но что дальше?
Я попытался поставить себя на их место. Что они чувствуют? Почему так воспринимают в штыки наш приход? Ответ был очевиден: мы чужие. Непонятно, кто мы, что от нас ждать, не станет ли хуже? А значит, нужно постараться растопить этот лед и показать, что я искренне хочу быть полезным. Начал с простого. Маленькие разговоры, вопросы на отвлеченные темы. Отмечать хорошее, что нравится (только искренне, не льстить). Не сразу после приезда приступать к задачам, а спросить, как настроение, что-то про их город. Людям приятно, когда ими интересуются.
Понимание их опасений и того, что я, возможно, на их месте тоже не доверял бы, помогло сохранять доброжелательный настрой, быть с ними искренним и настоящим. Я старался разрядить обстановку, и это удалось. Примерно с четвертой – пятой встречи они тоже начали задавать мне вопросы: где я раньше работал? Кем? Есть ли у меня дети? Как будто хотели понять, кто перед ними, что за человек, подходит ли им? Постепенно напряженность стала уходить, появились улыбки…
Как-то раз руководитель рабочей группы, и без того перегруженная задачами, на встрече стала набирать себе дополнительные поручения по проекту. Хотя сама неоднократно говорила о том, что тяжело. Тогда я пошутил про лошадь в колхозе (что она работала больше всех, но председателем так и не стала) и предложил разделить задачи и не пытаться взвалить всё на себя. И что интересно, коллеги улыбнулись и с готовностью подключились. Примечательно, что это не снизило активность, а, наоборот, как будто усилило. Я думаю, что они увидели в этом заботу о них. Что я не просто гонюсь за результатом, а мне важно, как они себя чувствуют, что с ними происходит и что задача — это не их, а наша общая. И я вместе с ними.
Еще один случай, когда я почувствовал, что ко мне изменилось отношение, — это работа в архиве. Беспорядок и долгий поиск документов были большой проблемой для сотрудников. Наверное, от меня ожидали, что я начну заставлять их подписывать папки, организовывать адресное хранение... Но я начал с другого. Когда пришел руководитель, я обратил его внимание на плохое освещение, что папки, которые поднимают работающие там девушки, очень тяжелые... В итоге мы придумали маленький перекатной столик для удобства, решили вопрос с освещением. Дальше мои идеи стали приниматься быстрее, коллеги начали их подхватывать, дополнять.
В итоге вместе нам удалось добиться следующих результатов, которые были высоко оценены как руководством, так и участниками процесса. Удалось сократить время поиска документов для ответов по запросам контролирующих органов с 36 до 7 минут (более чем в 5 раз). Так как подобных запросов в год по отделу около 2000, то годовой эффект экономии времени при поиске дел одного отдела около 40 дней. Снизили количество специалистов, задействованных в процессе поиска дел, до 2-х человек. Третий сотрудник смог заняться другими, не менее важными делами. Разработали и внедрили систему адресного хранения дел в архиве, что решило проблему их потери.
Когда работы в архиве были закончены, все увидели результат, первые дни коллеги из других отделов и архивных комнат стали ходить к нам как на экскурсию. Оценила результат и заместитель министра, дав поручение тиражировать решение во все архивные комнаты. Через год уже самостоятельно, без моего сопровождения, коллеги тиражировали наши решения в 80% помещений. А те сотрудники, с которыми мы когда-то начинали организовывать пространство в первом нашем архиве, выступали в качестве методологов. И для меня это признак того, что принципы ПСР стали для них своими, «приросли».
Еще одним свидетельством того, что коллеги вовлеклись и приняли ПСР, стал тот факт, что второй год подряд они не дожидаются запроса о подаче тем проекта сверху, а формируют предложения о подаче проектных инициатив сами. В этом году собираются открывать 4 проекта. После получения результатов министр сельского хозяйства организовал встречу с представителями Росатома для подведения итогов, обратной связи и формирования тем на следующий год. Появился личный контакт с первым заместителем министра Горбаневой Ольгой Павловной, заместителем министра Попелнуха Ольгой Викторовной.
И для меня важным стал еще один эпизод. Ближе к закрытию проекта у коллег в министерстве был профессиональный праздник. От заместителя министра мне передали персональное приглашение. Это было очень ценно, как будто пригласили на семейный праздник, куда чужого человека не позовут. Конечно, я нашел возможность быть. Это был очень теплый прием, мы общались как давние товарищи, я невольно сравнивал атмосферу с той, что была на первой встрече, и чувствовал, как на душе становится тепло от того, что меня приняли.
В 2022 году в рамках программы «Эффективный регион» мы с коллегами пришли в министерство на стартовую встречу по проектам для представления проектного подхода Росатома. Собралось порядка 25 человек разного ранга: от заместителя министра до рядовых специалистов. Несмотря на наш опыт проведения подобных встреч, я испытывал волнение, во-первых, из-за ответственности, так как любой проект для нас важен, а во-вторых, для меня это был первый опыт взаимодействия с госслужащими. Вместо привычных производственных техпроцессов тут нам предстояло столкнуться с нормативно-правовыми актами и федеральными законами. Но задача есть задача, и мы начали свой доклад. Сразу же после первой информационной части о целях нашего сотрудничества и роли Росатома в данном процессе кто-то из зала, не вставая с места, спросил: «А вы думаете, мы тут плохо работаем и не знаем, что делать? И вы нас будете учить уму-разуму? И вообще, что вы понимаете в нашей работе?» Тут же еще несколько человек поддержали данные высказывания. Поборов волнение, я ответил, что ваше министерство было выбрано для участия в программе «Эффективный регион» не потому, что вы плохо работаете и не знаете, что делать, а, наоборот, значимость вашей работы очень важна для региона, и руководство приняло решение улучшить внутренние процессы министерства для облегчения работы сотрудников. Разумеется, мы не будем вас учить работать, а поможем найти потери в процессах и вместе разработать улучшения. Меня поддержали мои коллеги и заместитель министра. Первая встреча прошла, но что дальше?
Я попытался поставить себя на их место. Что они чувствуют? Почему так воспринимают в штыки наш приход? Ответ был очевиден: мы чужие. Непонятно, кто мы, что от нас ждать, не станет ли хуже? А значит, нужно постараться растопить этот лед и показать, что я искренне хочу быть полезным. Начал с простого. Маленькие разговоры, вопросы на отвлеченные темы. Отмечать хорошее, что нравится (только искренне, не льстить). Не сразу после приезда приступать к задачам, а спросить, как настроение, что-то про их город. Людям приятно, когда ими интересуются.
Понимание их опасений и того, что я, возможно, на их месте тоже не доверял бы, помогло сохранять доброжелательный настрой, быть с ними искренним и настоящим. Я старался разрядить обстановку, и это удалось. Примерно с четвертой – пятой встречи они тоже начали задавать мне вопросы: где я раньше работал? Кем? Есть ли у меня дети? Как будто хотели понять, кто перед ними, что за человек, подходит ли им? Постепенно напряженность стала уходить, появились улыбки…
Как-то раз руководитель рабочей группы, и без того перегруженная задачами, на встрече стала набирать себе дополнительные поручения по проекту. Хотя сама неоднократно говорила о том, что тяжело. Тогда я пошутил про лошадь в колхозе (что она работала больше всех, но председателем так и не стала) и предложил разделить задачи и не пытаться взвалить всё на себя. И что интересно, коллеги улыбнулись и с готовностью подключились. Примечательно, что это не снизило активность, а, наоборот, как будто усилило. Я думаю, что они увидели в этом заботу о них. Что я не просто гонюсь за результатом, а мне важно, как они себя чувствуют, что с ними происходит и что задача — это не их, а наша общая. И я вместе с ними.
Еще один случай, когда я почувствовал, что ко мне изменилось отношение, — это работа в архиве. Беспорядок и долгий поиск документов были большой проблемой для сотрудников. Наверное, от меня ожидали, что я начну заставлять их подписывать папки, организовывать адресное хранение... Но я начал с другого. Когда пришел руководитель, я обратил его внимание на плохое освещение, что папки, которые поднимают работающие там девушки, очень тяжелые... В итоге мы придумали маленький перекатной столик для удобства, решили вопрос с освещением. Дальше мои идеи стали приниматься быстрее, коллеги начали их подхватывать, дополнять.
В итоге вместе нам удалось добиться следующих результатов, которые были высоко оценены как руководством, так и участниками процесса. Удалось сократить время поиска документов для ответов по запросам контролирующих органов с 36 до 7 минут (более чем в 5 раз). Так как подобных запросов в год по отделу около 2000, то годовой эффект экономии времени при поиске дел одного отдела около 40 дней. Снизили количество специалистов, задействованных в процессе поиска дел, до 2-х человек. Третий сотрудник смог заняться другими, не менее важными делами. Разработали и внедрили систему адресного хранения дел в архиве, что решило проблему их потери.
Когда работы в архиве были закончены, все увидели результат, первые дни коллеги из других отделов и архивных комнат стали ходить к нам как на экскурсию. Оценила результат и заместитель министра, дав поручение тиражировать решение во все архивные комнаты. Через год уже самостоятельно, без моего сопровождения, коллеги тиражировали наши решения в 80% помещений. А те сотрудники, с которыми мы когда-то начинали организовывать пространство в первом нашем архиве, выступали в качестве методологов. И для меня это признак того, что принципы ПСР стали для них своими, «приросли».
Еще одним свидетельством того, что коллеги вовлеклись и приняли ПСР, стал тот факт, что второй год подряд они не дожидаются запроса о подаче тем проекта сверху, а формируют предложения о подаче проектных инициатив сами. В этом году собираются открывать 4 проекта. После получения результатов министр сельского хозяйства организовал встречу с представителями Росатома для подведения итогов, обратной связи и формирования тем на следующий год. Появился личный контакт с первым заместителем министра Горбаневой Ольгой Павловной, заместителем министра Попелнуха Ольгой Викторовной.
И для меня важным стал еще один эпизод. Ближе к закрытию проекта у коллег в министерстве был профессиональный праздник. От заместителя министра мне передали персональное приглашение. Это было очень ценно, как будто пригласили на семейный праздник, куда чужого человека не позовут. Конечно, я нашел возможность быть. Это был очень теплый прием, мы общались как давние товарищи, я невольно сравнивал атмосферу с той, что была на первой встрече, и чувствовал, как на душе становится тепло от того, что меня приняли.
Источник: Телеграм канал «Атомная ПСР: летопись бережливых побед»/ Автор: М.С. Уваров.