Как в 27 раз сократить время оформления командировок
В 2022 году, когда я только начинал работать, вместе с коллегами принял участие в молодёжном Конгрессе лидеров изменений. Среди прочих проблем, которые волнуют молодёжь, его участники отметили проблему высокой бюрократии. А молодёжный актив предложил провести «субботник по дебюрократизации» на каждом предприятии Росатома.
Нас услышали. В декабре 2022-го на конференции руководителей приняли решение внедрять дебюро системно. А мы на Ростовской АЭС сразу собрали Штаб по дебюрократизации.
Возглавил его наш заместитель директора по управлению персоналом, а в команду вошли активная молодёжь и лидеры ПСР. Мы первыми в отрасли запустили полугодовой Дебюро-марафон. Каждую поступившую инициативу мы системно разбирали и искали действенные решения.
Как мы работали с проблемами
Мы быстро поняли, что универсальной таблетки нет, и разработали простую схему: если сотрудник видит в работе бюрократию и не знает, как это модернизировать самостоятельно, он обращается в штаб.
В штабе мы определяем уровень сложности проблемы и выбираем инструмент:
Решение «здесь и сейчас» — для вопросов, которые снимаются одним распоряжением или отменой устаревшего требования.
ППУ (Предложение по улучшению) — для конкретных предложений, которые поступали от сотрудников.
ПСР-проект с картированием — когда проблема затрагивает несколько подразделений и требует детального анализа с построением карты текущего и целевого состояния.
Эта схема работает до сих пор. И именно она помогла, когда я сам столкнулся с процессом, который требовал изменений.
Моя личная практика: 27 часов ради одной заявки
Ростовская АЭС ежегодно участвует в отраслевых Дебюро-марафонах, и мне, как участнику, понадобилось туда поехать в командировку. Казалось бы, всё должно быть просто: нужно оформить транспортную заявку на легковой автомобиль.
Я рассчитывал справиться за час. Но реальность оказалась иной.
С какими сложностями я столкнулся:
Заявка оформлялась только на бумаге.
Согласование проводилось по телефону.
Любая ошибка в оформлении требовала повторной печати и повторного согласования.
Требовалась «живая» подпись, что затрудняло процесс при занятости руководителя того или иного подразделения.
Был риск утери бумажной заявки при передаче между подразделениями.
Я зафиксировал затраты времени. 27,5 часов на оформление одной заявки. Более трёх рабочих дней! При этом на Ростовской АЭС разными подразделениями ежегодно оформляется более 500 таких заявок.
Когда я предложил перевести процесс в электронный вид, первая реакция была предсказуемой:
— Это невозможно. Мы всегда так работали.
— Значит, будем работать по-новому, — решил я.
Как мы нашли «узкие места» и перевели процесс в цифру
Мы собрали команду, применили инструменты ПСР и провели картирование процесса. «Узкие места» были выявлены достаточно быстро. Осталось поработать над изменениями.
Что в итоге сделали
Перевели процесс в электронный вид. Оформление, согласование и подписание транспортной заявки теперь происходит в ЕОСДО — Единой отраслевой системе электронного документооборота. Это централизованная система, которую применяют во всей Госкорпорации «Росатом», и которая позволяет полностью отказаться от бумажных носителей.
Разработали шаблон заявки в ЕОСДО. Шаблон настроен таким образом, чтобы исключить некорректное заполнение. Используются выпадающие списки и автозаполнение: дата, цель поездки, цех, подразделение, вид транспорта, стоимость. Пользователю достаточно выбрать нужные параметры.
Создали памятку. Краткая инструкция помогает оформить заявку с первого раза без дополнительных консультаций и звонков.
Исключили доставку бумажных заявок. Ранее готовый документ необходимо было на транспорте доставлять в Волгодонский АЭС-сервис. Сейчас эта необходимость полностью устранена.
Что получили?
Эффект от внедрения подтверждён цифрами.
Время протекания процесса: До изменений: 27,5 часов. После изменений: 1 час. Сокращение времени — в 27 раз.
Документооборот: Бумажный документооборот исключён полностью. Применяется только электронный документооборот в системе ЕОСДО.
Экономический эффект: 162 513 рублей в год.
Но для меня как для инициатора не менее важна качественная составляющая. Упрощение процесса позволило сотрудникам быстрее решать оперативные задачи, снизить вероятность ошибок и в целом повысить производительность работы. Исчезло напряжение, связанное с необходимостью многочасового оформления одной поездки.
Как мы вовлекаем коллег
Ростовская АЭС ежегодно участвует в отраслевом Дебюро-марафоне. Мы используем разные каналы коммуникации: публикуем посты в Telegram-канале, делаем рассылки по электронной почте, размещаем информацию в социальных сетях.
Опытные участники становятся кураторами для новичков. Я, как капитан команды, обеспечиваю коллег необходимыми ресурсами и инициирую поощрение наиболее отличившихся.
Вместо заключения
Наш опыт показывает: решения для дебюрократизации уже доступны. ЕОСДО — это общеотраслевая платформа, функционал которой помогает автоматизировать рутинные процессы и последовательно переходить к безбумажному документообороту.
Главное — увидеть «узкое место» и предложить конкретное решение. Остальное — вопрос инструментов и команды.