Представьте себе огромный город. Чтобы он развивался гармонично, нужно точно знать: сколько у нас школ, детских садов, поликлиник и спортивных центров, а также где они расположены. Казалось бы, вопрос простой. Но в 2024 году в Санкт-Петербурге выяснилось, что получить актуальную и единую картину по всем социальным объектам города – задача сложная и времязатратная.
Именно эта проблема легла в основу проекта по оптимизации, инициированного Комитетом по экономической политике и стратегическому планированию. Цель была ясна: создать чёткий, оперативный и, главное, живой реестр всего, что составляет социальный каркас Северной столицы – от школы в Купчино до ФОКа в Кронштадте.
Почему без точных данных нельзя строить будущее?
Без точного понимания, что уже есть, невозможно грамотно планировать, что нужно построить завтра. Нужны ли новые детские сады в конкретном микрорайоне? Где не хватает больницы? Ответы на эти вопросы – основа государственных программ и адресной инвестиционной программы города. А они, в свою очередь, определяют качество жизни петербуржцев на годы вперед.
До начала изменений процесс формирования единого перечня объектов был типичной бюрократической историей с бумажными запросами, длительными согласованиями и ручным трудом. Сотрудникам приходилось тратить до 19 рабочих дней только на сбор и обработку информации, и столько же – ждать ответов от коллег. Весь цикл растягивался на полтора месяца, вовлекая множество людей и заставляя их работать сверхурочно. Ошибки, возвраты документов на доработку и потерянное время стали привычной, но дорогостоящей нормой.
Ключ к решению
Команда проекта нашла, казалось бы, очевидное решение: автоматизировать процесс. В существующей государственной информационной системе «Реестр государственных программ» была доработана и открыта для всех участников специальная подсистема – «Объекты регионального значения». Теперь каждый район города и профильные комитеты могли бы вносить и актуализировать данные о своих объектах напрямую, в электронном виде.
Но, как часто бывает, главным барьером оказался не технологический, а человеческий фактор. У загруженных сотрудников районных администраций просто не находилось времени, чтобы освоить новый инструмент. Проект оказался под угрозой.
И здесь произошел переломный момент. Команда связалась с вышестоящими органами и объяснила стратегическую важность задачи. По итогу инициативу вывели на самый высокий уровень – проект взял под личный контроль вице-губернатор Санкт-Петербурга. На совещаниях, которые провёл председатель Комитета по экономической политике, собрали руководителей всех 18 районов города. Были установлены жёсткие сроки и персональная ответственность. После этого работа закипела.
Для коллег организовали обучающие онлайн-семинары, разработали понятные инструкции и руководства пользователя. Систему доработали, добавили в неё удобные шаблоны и механизмы согласования, а также возможность отображать объекты на карте.
Результат
Сегодня система работает. Теперь ответственный специалист из района или комитета в своём личном кабинете подтверждает актуальность данных по уже существующим объектам и добавляет сведения о новых. После согласования эти данные автоматически попадают в единый перечень и используются для аналитики и планирования.
Эффект оказался впечатляющим:
Трудозатраты на формирование перечней сократились почти вдвое.
Время ожидания и простоев уменьшилось более чем в три раза.
Общее время всего процесса сократилось с 38 до 17 дней.
Число задействованных в рутине сотрудников сократилось с 11 до 4 человек, позволив остальным переключиться на более творческие и стратегические задачи.
Почему это важно?
Хотя проект кажется внутриведомственным, его итоги напрямую касаются каждого петербуржца. Теперь городское руководство может принимать решения о строительстве новых социальных объектов на основе точных, оперативных данных. Это значит, что детский сад, школа или поликлиника появятся именно там, где в них есть реальная потребность, и именно тогда, когда это необходимо.
Успешный «пилот» в сфере образования дал старт для масштабирования. Аналогичную систему планируют внедрить для объектов здравоохранения и культуры, а также начать учёт пожарных депо.
Эта история – наглядный пример того, как цифровизация, подкреплённая личной ответственностью руководителей и грамотной работой с командой, превращает бюрократическую процедуру в эффективный инструмент управления. Инструмент, который в конечном счёте работает на создание более комфортной и сбалансированной городской среды для миллионов людей.