Как сотрудник без личного опыта в ПСР ускорил отчётность команды в пять раз
Я работаю в сфере внешней торговли урановой продукцией. И помимо других важных задач наша команда отвечает за анализ рисков по зарубежным проектам и готовит отчётность для руководства. Именно в этой задаче скрывается огромный пласт рутины: собрать данные из разных систем, сверить цифры, уточнить у коллег, перепроверить, оформить. И так — каждый отчётный период.
Когда я только пришёл в компанию в 2021 году, меня поразило, сколько разных источников нужно изучить, чтобы просто понять, как устроен процесс. Информация живёт в нескольких системах: документооборот, закупки, учёт в 1С, на сайте компании. Всё это было в разных форматах. Где-то сканы, где-то выгрузки, где-то вообще просто папки на общем диске. Чтобы собрать картину по одному заказчику, приходилось буквально по кусочкам вытаскивать данные из разных мест. И это при том, что запросы от бизнеса становились всё чаще, а времени на подготовку ответа — всё меньше.
Честно говоря, поначалу я просто делал свою работу. Ну да, есть сложности — но у кого их нет? Со временем у меня, как и у многих коллег, появились собственные «лайфхаки»: дополнительные расчётные файлы, таблицы, которые упрощали анализ. Но всё это были личные инструменты. Они не решали главной проблемы: каждый раз подготовка отчётности занимала слишком много времени, а при срочных запросах начинался настоящий аврал.
Переломный момент наступил в 2025 году. Я узнал о производственной системе Росатома и начал эту тему изучать. Мне стало любопытно, как обычные сотрудники без специальной подготовки берут реальный процесс и за пару месяцев делают его заметно лучше. Начал читать истории проектов, смотреть, что получается у других, и поймал себя на мысли: а ведь у меня перед глазами есть такой объект для улучшения! Речь, конечно, о нашей отчётности.
Примерно в это же время стартовал марафон «Практика конкретных дел», который проводится ежегодно, и я подал заявку, чтобы попробовать свои силы. Однако вскоре за потоком текущих задач про заявку почти забыл.
Ближе к концу года куратор ПСР моей организации стал активно отправлять напоминания о статусе проектов, о существующих проблемах. Вот тут пришлось собраться с силами, взяться за проект и довести его до конца. Не только потому что было стыдно или неловко всё бросить, а скорее потому что я внутренне понимал, что проблема никуда не делась и решать её всё равно когда-то придётся.
Вместе с наставником — руководителем по экономике уранового бизнеса — мы сформулировали тему: оптимизация процесса информационного наполнения базы данных по коммерческим рискам. За сложным названием стояла следующая цель — нужно было сделать так, чтобы данные для отчёта собирались не с миру по нитке, а из одного понятного источника, доступного всем участникам процесса.
Что мы сделали? Существенно доработали расчётный файл. Раньше каждый раз при подготовке отчёта приходилось запрашивать информацию у администраторов и менеджеров контрактов, ждать ответа, уточнять детали. Теперь все сканы документов подгружены в 1С, а сам файл лежит на общем ресурсе. Ответственный обновляет данные, и все участники процесса видят актуальную картину.
Сам файл построен как простой шаблон. В нём всего пять строк: цена и объём по двум продуктам плюс итоговая выручка. Указываешь заказчика, страну поставки, год заключения, прочие ключевые параметры — и получаешь нужные цифры. На итоговом листе автоматически собирается выручка по годам и направлениям бизнеса. А главное — появилась возможность прямо в этом же файле видеть прогноз выполнения ключевого показателя на конец года с учётом вероятностей по проектам, которые сейчас в работе.
Раньше эта информация существовала разрозненно, а теперь всё сведено воедино и доступно всей команде.
Результат оказался даже лучше, чем я ожидал. Время протекания процесса сократилось с 15 до 3 дней. То есть то, на что раньше уходило больше двух недель, теперь закрывается за три дня. И даже не только в скорости дело: таким образом мы смогли убрать лишние запросы коллегам, стало меньше рутинной переписки и уточнений. Новый сотрудник, который впервые открывает файл, теперь видит понятную структуру и может быстрее влиться в задачи.
Для меня этот проект стал личной проверкой. Я не был специалистом по производственной системе, не проходил длительного обучения. Просто однажды заинтересовался темой ПСР, почитал истории других людей, потом подал заявку на марафон, а дальше — шаг за шагом. Оказалось, что для реальных изменений достаточно внимательно посмотреть на свою ежедневную работу и спросить себя: а как это сделать проще?
Мне кажется, это и есть главный урок. Если человеку не всё равно, как устроен его труд, он способен изменить очень многое, даже если начинает с нуля.