Электронный документооборот. Опыт проектного блока

Почему сотрудники проводят изменения на своих рабочих местах? Почему работа в настоящее время не позволяет работать по старым регламентам? Почему работа неэффективна?

В истории, которую я хотел бы рассказать, все вышеперечисленные «почему?» актуальны.

Проектный институт. Проектный блок. Согласования проектной документации. Разработчик в Нижнем Новгороде, заказчик — Волгодонск, расстояние 1300 км. Текущее состояние: разрабатываю, собираю, жду определенный объем, гружу, везу 1300 км, разгружаю, забиваю архив заказчика, загружаю неравномерно работников заказчика один раз в две недели, жду согласования нужного... Итого 66 дней — идеальный вариант!

Если допустил ошибку, то заново еще 66 дней. Количество ошибок умножается на те же 66 дней. Живем в 21-м веке и ходим с бумагами по всей России. Итак, проблемы:

1. Сроки 66 дней — никакой оперативности.

2. Перепроизводство — документация должна работать, а не складироваться.

3. Неравномерная загрузка работников заказчика в течение месяца.

4. Затраты на передвижение на автомобиле.

5. Документацию не видит подрядчик.

Когда составили карту потока создания ценностей, согласования проектной документации, всё стало визуально понятно. Предлагаем один раз перевезти печатный станок и согласовывать документы в электронном виде.

Что сделали:

1. Перевезли печатный станок.

2. Создали общий сервер с возможностью доступа всех участников процесса.

3. Отправили грузчиков и водителя вместе с «Газелью» на курсы повышения квалификации будущих проектировщиков.

В итоге получаем реализованное состояние: разрабатываем, размещаем на сервере, согласовываем (тут же исправляем замечания), распечатываем, подписываем, отдаем в производство работ... И всего за 21 день! Экономический эффект соизмерим с пуском энергоблока — на 45 дней раньше (в среднем каждый день работы блока — 1 000 000 $). Всё гениальное просто!


Источник: Телеграм-канал «Атомная ПСР: летопись бережливых побед»/ Автор: Попов О. Е.